Dentro del entorno corporativo, prevalece la noción de optimizar la productividad. En este contexto, hoy en día, las empresas han dirigido su atención hacia la estandarización de procesos, dado que facilita alcanzar eficiencia, calidad y consistencia en todas las actividades realizadas.
Considerada de esa manera, la estandarización de procesos actúa como el pilar fundamental de cualquier empresa que desee delinear de forma clara y precisa sus actividades y procedimientos, con el propósito de ejecutar acciones de la misma forma en cada instancia.
Con el crecimiento de este tipo de procedimientos, AK Digital se destaca como una empresa especializada en transformación digital y busca inculcar la cultura de la innovación en las entidades, al tiempo que optimiza su desempeño. Si deseas entender la relevancia de tener procesos estandarizados, sus beneficios y cómo aplicarlos en tus empresas, no dejes de leer esta información.
¿Qué es la estandarización de procesos?
Los procesos estandarizados funcionan como una guía que numerosas empresas utilizan para realizar sus labores de forma eficiente y homogénea. Implica definir una serie de pasos a seguir, semejante a un método, para cada actividad, ya sea en la producción o incluso en la atención al cliente.
¿Qué beneficios ofrece tener procesos estandarizados?
Una inquietud habitual de los dueños es asegurar la calidad de sus servicios. La estandarización de procesos elimina esta preocupación, ya que asegura que las acciones se realizarán de forma consistente. Además, las siguientes son sus principales ventajas:
- Aumento de eficiencia: los flujos de trabajo mejoran y se eliminan tareas superfluas, aumentando de este modo la productividad.
- Mejor calidad y consistencia: seguir pautas establecidas asegura resultados confiables, disminuyendo la variabilidad y los errores, lo que mejora notablemente la calidad de servicios y productos.
- Facilidad de instrucción: una guía clara y precisa permite que los nuevos empleados se adapten rápidamente.
- Ayuda a tomar decisiones: conocer detalladamente la ejecución de tareas aporta a decisiones informadas y realistas, acelerando la resolución de posibles inconvenientes.
- Facilidad de implementación de cambios: al tener todo organizado y especificado, es sencillo prever cómo impactarán los cambios y mejoras estudiadas.
¿Cómo se lleva a cabo la implementación de la estandarización de procesos?
Para lograr la estandarización de procesos en una empresa, es crucial considerar diversos aspectos, entre ellos, las necesidades específicas del negocio. A continuación, te mostramos los pasos más esenciales:
Identificación de procesos clave
El primer paso consiste en identificar los pasos de los procesos más críticos de la empresa. Para ello, es beneficioso utilizar diagramas de flujo (básicos y multifuncionales) y mapas detallados, permitiéndote evaluar cada fase y tarea, sus fortalezas, debilidades, cuellos de botella e incluso oportunidades para mejorar.
Diseño de los objetivos
Determina lo que deseas alcanzar en cada proceso (calidad, tiempo, costo, etc.). Tras identificarlo, será esencial elaborar documentos informativos que detallen los pasos, los responsables y los criterios de rendimiento. Por último, es necesario establecer las KPI, ya que estas permiten medir el éxito de cada proceso.
Documentación, formación y comunicación entre equipos
Creación de manuales concisos, claros y detallados, fáciles de seguir y entender. En dichos manuales deben estar descritos cada uno de los pasos y tareas, de manera que sea fácil detectar una falla en caso que aparezca. Además, es útil para capacitar a los equipos involucrados, para que así cada uno sepa cuáles son los nuevos estándares. Para lograrlo, la comunicación es clave, por lo que es fundamental utilizar diversos canales de comunicación para mantener informados a todos (la nube es una herramienta).
Implementación
Es aconsejable comenzar con un programa piloto, introduciendo los nuevos procesos a pequeña escala, lo que permite corregir posibles problemas antes de extenderlos a toda la empresa. Además, es fundamental para una transición gradual, trasladando todo a una nueva estructura sin que se perciba demasiado el impacto.
Seguimiento y mejora continua
Periódicamente, es necesario evaluar las KPI para compararlas con los objetivos previamente establecidos. Si existen desviaciones, es posible identificar sus causas y adoptar las medidas necesarias para corregirlas.
Estandarización de procesos con AK Digital: lleva tu empresa al siguiente nivel
Disponer de procesos estandarizados va más allá de tener tareas documentadas de manera homogénea. En esencia, implica contar con criterios de desempeño bien definidos, evaluar el éxito mediante métricas y especificar las responsabilidades concretas de los equipos involucrados.
Desde mejorar el flujo de trabajo hasta incrementar la satisfacción del cliente, la estandarización de procesos es crucial en el entorno actual, y compañías como AK Digital la hacen realidad. Esta firma domina las herramientas tecnológicas de integración que te permiten lograr eficiencia y optimizar la productividad de tu empresa mediante la optimización de procesos.
Si deseas descubrir cómo AK Digital puede asistir a tu empresa para alcanzar el siguiente nivel y aprovechar los beneficios de los procesos estandarizados, no dudes en contactarlos a través de su página web.
